La organización y almacenamiento siendo un emprendedor
La organización de archivo y documentación de tu emprendimiento, al igual que tener ordenada la información relacionada con el inventario, es clave para que ese negocio que tanto quieres y te ha costado construir sea exitoso.
Por supuesto, tener puntos de almacenamiento adecuados, como los que ofrece la empresa Keep & Go Bodegas Personales, es la mejor forma de conseguirlo, pues te permiten una disposición óptima para cuidar todo lo que es vital y fundamental.
Para que tengas un mejor panorama, analizamos cada uno de esos aspectos.
Organización de archivo y documentación
Es inevitable que, en un negocio, empresa o comercio, se generen documentos físicos o digitales relacionados con el funcionamiento, los clientes, las obligaciones y responsabilidades cumplidas o pendientes, los objetivos, las ventas y otros aspectos.
Algunos son volátiles (no es relevante dejar un registro), pero hay otros de los que debemos tener evidencia porque, tarde o temprano, los vamos a necesitar. Por eso, es vital que los clasifiques y ordenes.
El sitio web especializado de Didáctica empresarial explica que, cuando esos archivos y documentación no pueden ser fuente de consulta, se presentan problemas que podrían afectar hasta la continuidad del negocio.
Las malas prácticas de gestión de información generan riesgos como la pérdida de documentos, incurrir en gastos innecesarios, pérdida de tiempo, fuga y sustracción de información y deficiencias en el servicio al cliente.
“Es necesario realizar una organización basada en las normas y principios archivísticos, así podemos construir la memoria histórica de nuestra empresa o negocio y ayudamos a incrementar la productividad”, indica Didáctica Empresarial.
Para que funcione como un reloj suizo, esto es lo que debes hacer:
1. Clasificar los archivos y documentación por dependencia o área de trabajo, tanto para elementos físicos como digitales.
2. Luego enumera (foliación) o marca por categoría cada una de las carpetas. Clasificarlas por número aplica para organización de archivo y documentación física y, según las normas archivísticas, el registro debe quedar en la zona superior derecha para que sea visible a la hora del almacenamiento en archivadores o estanterías.
Inventario
Saber cuáles y cuántos son los enseres, insumos y otros elementos que hacen parte de tu emprendimiento es algo que no debes descuidar. Por eso es importante hacer inventario juicioso.
Si, por ejemplo, tienes un negocio de venta de equipos informáticos, debes saber cuál es la cantidad óptima de stock, porque eso te ayudará a establecer la capacidad de almacenamiento que necesitas y a no tener imprevistos para responder a la demanda de los clientes.
El consultor especializado Andrés Czerny describe que “debes asegurarte de mantenerlo así en todo momento, para lo que puedes implementar un software de gestión de inventario, una herramienta en la que tienes la información de la mercancía que sale o entra, que se actualiza en tiempo real”.
Además, debes realizar un inventario o conteo físico de manera periódica para verificar que las existencias reales coincidan con lo registrado en la digitalización de archivo y evitar irregularidades.
Almacenamiento
Ahora que tienes muy clara la importancia de realizar la organización de archivo y documentación y de ser juicioso con el inventario, debes darle la misma o más relevancia al sitio donde vas a almacenar esos elementos.
Sabemos que puedes estar pensando en arriendo de bodegas y, para que ejecutes el proceso como debe ser, está Keep & Go Bodegas Personales, donde contamos con un portafolio de servicios encaminados a solucionar necesidades de empaque, bodegaje y transporte.
Somos una empresa que ofrece servicio especializado de logística para mejorar los procesos de organización de los espacios en tu negocio o empresa, además del arriendo de bodegas personales, ubicadas en 9 sedes en Bogotá y sus alrededores.
También contamos con el servicio de alquiler de bodegas portátiles, que llevamos donde necesites. Estos contenedores pueden permanecer en el sitio que nos indiques o en nuestros parqueaderos por el tiempo que desees; no hay cláusulas de permanencia.
Si lo que buscas es un servicio de digitalización de archivo y documentos también somos la solución. Te damos la mejor asesoría y ejecución para que tu emprendimiento cuente con la información digitalizada y almacenada en la nube de un servidor externo.
Esto te permitirá tener control sobre los procesos de producción, además de poder supervisar y editar archivos en cualquier lugar y momento.
Beneficios de tener la información de tu emprendimiento en el mundo digital
1. Reducir el almacenamiento físico.
2. Contar con archivos de respaldo porque los documentos se alojan en ubicaciones remotas y pueden ser restaurados.
3. Reducir los gastos que se generan por alquiler de oficinas o inmuebles, transporte de documentos y personal encargado de la administración de archivos y documentos.
4. Ejecutar procesos colaborativos e interacción simultánea entre tus empleados desde cualquier lugar. Pueden editar archivos de manera simultánea.
Así que ya sabes que el éxito de tu emprendimiento depende, en gran medida, de qué tan organizado seas con el archivo, la documentación y el inventario. Por eso, no lo dejes al azar y busca manos expertas, como Keep & Go Bodegas Personales, para que te asesoren y te ayuden a hacerlo como debe ser.
